Warum Jahresgrenzen so wichtig sind
Viele Übungsleitungen werden über Freibeträge vergütet, allen voran die Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG. Dazu kommen je nach Person ein Minijob, ein Budget für Werkstudierende oder ein sonstiger Freibetrag. Solange alles im Rahmen bleibt, ist das für beide Seiten unkompliziert.
Schwierig wird es im Herbst: Ein Trainer übernimmt eine zusätzliche Gruppe, eine Trainerin springt bei Ausfällen ein, und plötzlich ist der Freibetrag im November aufgebraucht. Wer das erst bei der Jahresabrechnung merkt, muss nachträglich korrigieren. Das kostet Zeit, Nerven und manchmal Geld.
So rechnet klubboard®
Für jede Person ergibt sich je Kalenderjahr eine Jahresgrenze. Sie ist die Summe aus vier Freibeträgen:
Davon zieht klubboard® ab, was schon verbraucht ist: alle abgeschlossenen Abrechnungen des Jahres, Beträge, die außerhalb von klubboard® ausgezahlt wurden, und der Stundenzettel, der gerade geprüft wird.
Die Ampel: früh warnen, spät abpfeifen
Damit niemand unnötig ausgebremst wird, arbeitet die Prüfung in drei Stufen:
Die Hochrechnung nimmt den Monatsdurchschnitt mal zwölf. Von Januar bis März gibt es deshalb noch keine Prognose, nur die festen Grenzen.
Wo die Prüfung greift
- beim Einreichen des Stundenzettels durch die Übungsleitung,
- bei der Freigabe durch Abteilungs- oder Stundenprüfer,
- in beiden Schritten der Abrechnung,
- in der Schnellabrechnung der offenen Abrechnungen.
Eine rote Meldung löst nur, wer Freibeträge pflegen darf: entweder den Freibetrag anpassen oder Stunden im Zettel kürzen. Ein Zettel kann nicht teilweise eingereicht werden.
So startest du
- Freibeträge pflegen: Im Profil unter Personalstammdaten → Freibeträge steht je Person eine Tabelle pro Jahr. Zum Jahreswechsel tragen Übungsleitungen ihre Werte über die Jahreswechsel-Abfrage selbst ein.
- Externe Zahlungen nachtragen: Was außerhalb von klubboard® ausgezahlt wurde, mit Datum und Betrag im Profil eintragen.
- Nullen suchen: Alle Personen mit Jahresgrenze 0 € prüfen. Sie wären nach dem Einschalten sofort gesperrt.
- Einschalten: Einstellungen → Übungsleiterabrechnung → „Jahresgrenzenvalidierung einschalten“ und die Zählweise wählen.
Den Überblick behältst du in der Tabelle „Freibeträge“ mit Grenze, Verbrauch und Rest je Person. Die Prognose-Tabellen zeigen den Trend für das laufende Jahr und das Vorjahr.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Welche Freibeträge für eine Person gelten, klärst du mit deiner Steuerberatung. Stand: Oktober 2026.
Bitte beachte: Wir bereiten unsere Artikel mit der Unterstützung durch KI auf. Das gilt sowohl für Text- als auch Bildinhalte. Die hier abgebildeten Darstellungen können von der realen Optik in deinem klubboard® abweichen.
