Warum wir umstellen
Eine Überweisung ist schnell gemacht, aber sie muss eben gemacht werden. Im Vereinsalltag rutscht sie leicht durch: Die Rechnung liegt im Postfach der Geschäftsstelle, der Kassenwart ist im Urlaub, nach der Jahreshauptversammlung übernimmt jemand Neues. Dann folgen Erinnerungen, Rückfragen und doppelte Arbeit, auf beiden Seiten.
Mit der SEPA-Firmenlastschrift spielen wir uns den Ball direkt zu: Die Rechnung kommt wie gewohnt, der Betrag wird zum Fälligkeitstermin automatisch abgebucht. Ihr müsst nichts mehr anstoßen und könnt euch auf das konzentrieren, was zählt, euren Verein.
Was ist die SEPA-Firmenlastschrift?
Die SEPA-Firmenlastschrift ist das Lastschriftverfahren für Zahlungen zwischen Organisationen, also für Unternehmen, Vereine und Verbände. Privatpersonen nutzen dagegen die SEPA-Basislastschrift. Ihr erteilt uns einmal ein Mandat, danach buchen wir fällige Rechnungen von eurem Vereinskonto ab. Jede Abbuchung kündigen wir vorher an, mit Betrag und Datum.
| Bisher: Überweisung | Ab 2027: Firmenlastschrift | |
|---|---|---|
| Zahlung anstoßen | Kasse muss jede Rechnung selbst überweisen | läuft automatisch zum Fälligkeitstermin |
| Fristen | müssen im Blick behalten werden | werden automatisch eingehalten |
| Erinnerungen | möglich, wenn etwas durchrutscht | entfallen |
| Wechsel im Vorstand | Wissen muss übergeben werden | Mandat läuft weiter, solange das Konto gleich bleibt |
| Planbarkeit | Zahlungstermin hängt an euch | Betrag und Termin stehen vorher fest |
Eure Vorteile auf einen Blick
- Kein Termin mehr verpasst: Die Zahlung erfolgt pünktlich zum Fälligkeitstermin, ohne dass jemand daran denken muss.
- Weniger Arbeit für die Kasse: keine Überweisungen abtippen, keine IBAN und keinen Verwendungszweck mehr kopieren.
- Volle Planbarkeit: Ihr erfahrt vorher, wann welcher Betrag abgebucht wird, und könnt eure Liquidität planen.
- Vorstandswechsel-fest: Das Mandat hängt am Vereinskonto, nicht an einer Person. Übergaben werden einfacher.
- Keine Zahlungserinnerungen: Ohne verpasste Fristen gibt es auch keine Erinnerungen und keine Rückfragen.
- Papierlos und nachvollziehbar: Rechnung, Vorabankündigung und Abbuchung passen zusammen und lassen sich sauber verbuchen.
Wie bei einem eingespielten Doppelpass: Einmal abgestimmt, läuft der Ball von allein. Ihr gebt einmal das Mandat, wir kümmern uns um den Rest.
Was sich ändert und was bleibt
- Preise und Leistungen bleiben gleich. Es ändert sich nur der Zahlungsweg.
- Rechnungen bekommt ihr weiterhin wie gewohnt per E-Mail.
- Vorabankündigung: Mit der Rechnung erfahrt ihr Betrag, Abbuchungsdatum, Mandatsreferenz und unsere Gläubiger-Identifikationsnummer.
- Abbuchung zum Fälligkeitstermin, der auf der Rechnung steht.
Anders als bei der Basislastschrift für Privatpersonen gibt es bei der Firmenlastschrift kein Recht, eine eingelöste Lastschrift ohne Angabe von Gründen zurückzugeben. Genau deshalb kündigen wir jede Abbuchung vorher an. Passt etwas an einer Rechnung nicht, meldet euch einfach vor dem Abbuchungstermin bei uns. Gegen nicht autorisierte Abbuchungen seid ihr weiterhin geschützt.
In vier Spielzügen zur Umstellung
- Mandat unterschreiben: Das SEPA-Firmenlastschriftmandat schicken wir euch in den nächsten Tagen zu. Unterschreiben müssen die Personen, die für euer Vereinskonto zeichnungsberechtigt sind, in der Regel der vertretungsberechtigte Vorstand.
- Daten im Kundenportal hinterlegen: Meldet euch im klubboard® Kundenportal an und tragt Kontoinhaber, IBAN, BIC, Kreditinstitut und die Ansprechperson für Finanzen ein. Ladet dort auch das unterschriebene Mandat hoch.
- Mandat bei eurer Bank bestätigen: Bei der Firmenlastschrift prüft eure Bank vor jeder Abbuchung, ob ihr ein passendes Mandat vorliegt. Gebt eurer Bank deshalb eine Kopie des Mandats oder nutzt das Bestätigungsformular eurer Bank. Viele Banken bieten das auch im Online-Banking an.
- Zurücklehnen: Ab dem 1. Januar 2027 laufen eure Zahlungen automatisch. Vor jeder Abbuchung bekommt ihr die Ankündigung mit Betrag und Datum.
Bitte erledigt die Spielzüge 1 bis 3 bis spätestens [FRIST, z. B. 15. Dezember 2026]. Dann bleibt genug Zeit, damit eure Bank das Mandat vor dem Anpfiff erfasst hat.
- Mandat von den zeichnungsberechtigten Personen unterschrieben
- Bankdaten und Ansprechperson Finanzen im Kundenportal hinterlegt
- Unterschriebenes Mandat im Kundenportal hochgeladen
- Mandat bei der eigenen Bank bestätigt
- Rechnungs-E-Mail-Adresse im Kundenportal geprüft, am besten ein Funktionspostfach wie kasse@euer-verein.de
Häufige Fragen
Wir wechseln die Bank oder das Konto. Was nun?
Ein Mandat gilt immer für ein bestimmtes Konto. Tragt die neue Bankverbindung im Kundenportal ein. Wir schicken euch dann ein neues Mandat, das ihr wieder unterschreibt und bei der neuen Bank bestätigt.
Unser Vorstand wechselt. Müssen wir etwas tun?
Solange Konto und Verein gleich bleiben, läuft das Mandat weiter. Prüft nur im Kundenportal, ob die Ansprechperson für Finanzen noch stimmt.
Was passiert, wenn eine Lastschrift nicht eingelöst wird?
Meistens fehlt dann die Bestätigung des Mandats bei der Bank. Wir melden uns in diesem Fall bei euch und klären das gemeinsam. Deshalb ist Spielzug 3 so wichtig.
Wir können nicht per Lastschrift zahlen.
Sprecht uns an. Wir finden gemeinsam eine Lösung, die zu eurem Verein passt.
Fragen zur Umstellung? Ruft uns an unter 05921 788 93 59 oder schreibt an alex@klubboard.de. Wir helfen gern.
Bitte beachte: Wir bereiten unsere Artikel mit der Unterstützung durch KI auf. Das gilt sowohl für Text- als auch Bildinhalte. Die hier abgebildeten Darstellungen können von der realen Optik in deinem klubboard® abweichen.
