Warum die Abrechnung so viel Zeit frisst
Die eigentliche Rechnung ist simpel: Stunden mal Satz. Das Problem sind die Wege dazwischen. Zettel werden in der Halle ausgefüllt, fotografiert, per Mail geschickt, abgetippt, nachgefragt, unterschrieben und am Ende überwiesen. Jeder Wechsel zwischen Papier und Bildschirm kostet Zeit und produziert Fehler.
Dazu kommt: Die Geschäftsstelle muss hinterherlaufen. Fehlt eine Unterschrift oder ein Zettel, verzögert sich die Auszahlung, und die Übungsleitungen sind zu Recht genervt.
Was du im Blick haben musst
Viele Übungsleitungen werden über den Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG vergütet. Er gilt für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Trainerin oder Betreuer im gemeinnützigen Bereich, bis zu einem jährlichen Höchstbetrag von [aktuellen Betrag einsetzen]. Damit das sauber läuft, braucht ihr:
- einen Übungsleitervertrag oder eine Vereinbarung,
- eine Erklärung der Übungsleitung, dass der Freibetrag nicht schon anderweitig genutzt wird,
- nachvollziehbare Stundennachweise,
- einen Überblick, wie viel vom Freibetrag pro Person bereits ausgeschöpft ist.
Was über den Freibetrag hinausgeht, etwa als Minijob, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
In fünf Spielzügen zur digitalen Abrechnung
- Bestandsaufnahme: Wie läuft es heute? Wer erfasst, wer prüft, wer zahlt aus? Wo hakt es am meisten?
- Regeln festlegen: Stundensätze je Qualifikation, Abrechnungszeitraum und Freigabeweg einmal klar definieren.
- Mobil erfassen: Übungsleitungen tragen ihre Stunden direkt nach dem Training am Smartphone ein.
- Digital freigeben: E-Signatur durch die Übungsleitung, Freigabe durch die Abteilungsleitung.
- Exportieren und auszahlen: Die Geschäftsstelle bekommt eine fertige Liste für Buchhaltung und Überweisung.
So nimmst du dein Team mit
Die beste Software bringt nichts, wenn die Übungsleitungen sie nicht nutzen. Drei Tipps aus der Praxis:
- Klein starten: Eine Abteilung als Pilot, dann ausrollen.
- Kurz erklären: Ein Zwei-Minuten-Video schlägt jede lange Anleitung. In der klubboard® Akademie findest du fertige Clips.
- Ansprechpartner benennen: Eine Person, die bei Fragen hilft, nimmt die Hemmschwelle.
Was du gewinnst
Vereine, die ihre Abrechnung digitalisiert haben, berichten vor allem von drei Dingen: deutlich weniger Zeitaufwand in der Geschäftsstelle, pünktlichere Auszahlungen und saubere Nachweise, wenn das Finanzamt oder die Kassenprüfung nachfragt. Und von Übungsleitungen, die sich ernst genommen fühlen.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: Juni 2026.
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